外籍員工看不懂公告怎麼辦？三個做法

公告貼出去，不等於傳達到。多數工廠的實際流程是這樣的：公告貼上公佈欄，外籍員工用手機拍下來，帶回宿舍或母語群組，再由中文最好的那一位同事口頭講給大家聽。到了這一步，全廠拿到的已經不是你寫的那份，而是轉述過的版本。

要補的通常不是把公告寫得更詳細，而是讓公告裡真正會影響權益的那幾句，在現場被完整講過一次，並且留一個可以回問的人。

公告從公佈欄到員工，中間有三個斷點

公告失準很少是單一原因。從貼上去到員工真的理解，中間至少會經過三道關卡，每一道都會讓訊息掉一點。

公告上的「即日起」「依相關規定辦理」「未依規定者」「實際使用分攤」，這些是行政文書的說法，在口語裡幾乎不會出現。外籍員工在課堂與現場學到的是能用來工作的口語，書面公文那一層通常沒有人教過。他認得每個字，卻不見得組得出正確的意思。

群組裡負責翻譯的，通常是中文最好、也最熱心的那一位。他沒有惡意，但他會做三件事：把長句簡化、把不確定的地方用自己的理解補上、把重點放在他認為重要的部分。三個人轉三次，內容就會往同一個方向偏移，而且偏移的方向往往是比較負面的那一邊。

看不懂的時候，他不會走進辦公室問人資，因為他不確定自己該用哪句話開口。他會問旁邊的人。於是這份公告的解釋權，最後落在一位作業員身上，而管理端完全看不到這個過程。

下面三組是語言結構上的示範句，用來說明歧義發生在哪裡，不是特定企業的實際案例。共同點是：原句在中文裡是中性的，轉述之後卻變成負面的。

三組的落差都不在單字，而在句子的條件關係。「採自願申請制」帶著一個前提（要先申請），「依實際使用分攤」帶著一個計算方式，「考核合格後」帶著一個條件。這幾種結構在口語裡很少用到，被轉述時最先被拿掉的也是它們。

企業通常會在三種做法之間猶豫。三者不互斥，但只做前兩項，走樣的空間仍然存在。

有效，而且成本最低。把一條規定拆成一件事、把條件寫成獨立的一句、把「依相關規定辦理」換成實際要做的動作，理解率會明顯提升。限制是它只解決書面那一層，員工看不懂的時候還是只能問旁邊的人。

對權益類公告（薪資、宿舍、請假、獎懲）值得做。限制有兩個：翻譯的品質與時效不容易穩定，而且公告一旦只以母語呈現，員工就沒有機會累積中文裡的這幾個關鍵詞，下一次遇到還是一樣。母語版本適合當作對照，不適合當作唯一版本。

最花時間，但補的是前兩項補不到的那一段。念的過程等於示範這幾個詞怎麼唸、用在什麼情境，也讓員工當場就能問。這件事每次大約五分鐘，多數企業真正缺的不是意願，是把它排進流程。

不要只貼上去就結束。集合當班的人，一條一條念，念到扣款、加班、宿舍這類跟權益有關的段落時，指著那一行慢慢講。重點不是把公告唸完，而是讓每一個關鍵詞至少被聽過一次。

把複合句拆開。「即日起加班採自願申請制，未依規定申請者不予計算」可以拆成三句：要加班，先填申請單；主管簽名之後才算數；沒有申請的時數不會計入。句子變多，但每一句都只有一個動作，被轉述時不容易掉東西。

這一步最容易被省略，卻是唯一能讓你看見傳達結果的方法。不要問「有沒有問題」，那句話的答案幾乎永遠是「沒有」。改成請他用自己的話說一次這條規定的意思，你會立刻知道傳出去的是哪個版本。

以下三種做法在現場很常見，也是公告最容易失效的地方。

把母語翻譯當成完成。翻譯解決的是理解，沒有解決回問。員工看懂了字面，仍然可能對條件有疑問，而他依舊不知道該找誰、該怎麼開口。

把轉述責任交給中文最好的那一位。這對他不公平，也讓公司失去對訊息的掌握。他可以協助，但不應該是唯一的傳達管道。

用「有沒有問題」收尾。這是確認流程裡最無效的一句話。它問的是有沒有勇氣發問，不是有沒有理解。

跟薪資、扣款、宿舍、請假、獎懲有關的公告建議做母語對照，因為誤解的代價最高。其餘一般性通知可以用簡化中文加上當場說明處理。母語版本建議與中文版並列，讓員工同時看到中文裡的說法，下一次才認得。

他會簡化、會補上自己的理解，也可能把不確定的地方猜過去，而這些轉述的內容公司看不到。更實際的問題是責任：一旦轉述有落差，受影響的是全體員工，承擔的卻是他個人。讓他協助可以，但公司仍要保留自己說明過一次的紀錄。

從實際會影響權益的詞開始，而不是從課本的難度順序。先把薪資單、請假單、加班申請、宿舍管理這四張紙攤開，上面出現的詞就是第一批要教的。這些詞在教室裡屬於偏書面的內容，需要放進現場情境練，才記得住。

每次發布權益相關公告時做一次即可，不需要另外排課。抽一位員工用自己的話講一遍，一分鐘就能看出訊息有沒有走樣。新進員工報到的第一週建議多做一次。

圖示適合流程與禁止事項，對「條件」與「計算方式」的表達力有限。加班申請的流程可以畫，「考核合格後調整薪資」的條件關係很難只用圖表示。建議圖示與文字並用，文字仍要簡化。

公告的目的是讓每個人拿到同一個版本。當中間多了一次口頭轉述，版本就會開始分岔，而分岔的地方通常是條件句，也就是最會影響權益的那幾行。把關鍵句在現場講一次、把長句拆開、請員工複述一次，這三件事不需要額外預算，卻能把大部分的落差擋在發生之前。

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