外籍員工的中文教育訓練，成效要交代得清楚，靠的不是期末多寫一份心得，而是開課前就決定好要看什麼，上課期間把紀錄留下來。實務上需要五種紀錄：受訓名冊與時數、課程對應的職務場景清單、開課前的起點紀錄、期末的能力檢核結果，以及現場主管的回饋。這五樣齊了，不論是向老闆報告、回覆總部，還是寫進永續報告書，都有東西可以寫。

成效說不清楚，多半是開課前沒說好要看什麼

期末交不出成效，問題通常不在課上得好不好，而在開課前沒有約定「要看哪幾件事」。沒有約定，期末只能交出點名表和幾張上課照片。

老闆或總部會問的，大致是三個問題：花了多少時間在誰身上？教的東西跟工作有沒有關係？上完以後，現場有沒有比較順？這三個問題，點名表只回答得了第一個。另外兩個問題要事前就有安排：第二個要有課程內容和職務的對照，第三個要有開課前和結訓後可以比較的東西。開課第一週才想到要補，起點已經過去了，回頭補不回來。

五種紀錄，各回答哪一個問題

五種紀錄分工很清楚：前兩種說明「做了什麼」，中間兩種說明「改變了多少」，最後一種說明「現場感覺得到嗎」。下表列出每一種要回答的問題，以及通常由誰負責留。

紀錄回答的問題通常由誰留
受訓名冊與時數多少人、上了多少小時人資（出缺勤）＋授課單位（課程時數）
職務場景清單教的內容跟工作有沒有關係授課單位依需求訪談整理，人資與現場主管確認
開課前的起點紀錄學員一開始在哪裡公司自己做（現場主管或人資），開課前完成
期末能力檢核結果上完以後到了哪裡授課單位，結訓時完成
現場主管回饋工作上有沒有比較順現場主管，人資收集

表裡最常被漏掉的是第三種。很多公司開課前覺得「大家程度都差不多，從頭教就好」，沒有留下起點，結訓時就算檢核成績不錯，也說不出進步了多少。起點紀錄建議由公司自己做，而且不需要很複雜：請現場主管挑幾個工作上的情境，例如交代一件事請他複誦、請他說明一個常見的異常，開課前先記下每個人的狀況，期末再用同樣的情境對照一次。

現場主管回饋則建議問具體的事，不問「滿不滿意」。例如：交代工作後，他能不能把內容複誦一次？機台有狀況時，他會不會主動回報？同樣的問題開課前問一次、結訓後再問一次，回答本身就是可以放進報告的對照。

外部刻度與內部檢核，各放在報告的哪裡

期末的能力檢核建議分兩層：外層看整體程度落在哪裡，內層看能不能完成職務上的溝通。前者適合放在報告的摘要，後者適合放在說明與附件。兩層怎麼訂，我們在外籍員工教育訓練怎麼規劃這篇有完整說明，這裡只談放進報告的方式。

外層的刻度，我們以官方的華語文能力測驗 TOCFL（Test of Chinese as a Foreign Language，由國家華語測驗推動工作委員會辦理）的成績作為參考依據。它的好處是跟訓練單位無關，總部或外部讀者看得懂，也能跟其他梯次比較。內層的檢核則用職務自己的情境，例如聽完一段交辦能不能正確複述、能不能把一個異常講清楚。這一層外人比較難比較，但最能回答老闆真正關心的那句「現場有沒有比較順」。

寫進報告時，兩層要一起出現。只放外層，讀的人會問「考試成績跟工作有什麼關係」；只放內層，又會被問「這是不是訓練單位自己說了算」。

寫進永續報告書時要注意什麼

外籍員工的中文教育訓練，可以放在永續報告書的社會（S）面向，跟員工訓練與人才發展寫在一起。寫的原則是：只寫做了什麼、有多少人、多少時數、檢核結果如何，不寫沒有依據的成效百分比。

很多公司的永續報告書會揭露員工的訓練時數，常見的寫法是參照 GRI 準則（全球永續性報告協會訂定的報告準則）裡的 GRI 404 訓練與教育，例如每名員工平均受訓時數。外籍員工的中文訓練如果要納進來，前面第一種紀錄（名冊與時數）就是直接的來源，所以出缺勤要記到每個人、每一堂。

文字說明的部分，第二種紀錄（職務場景清單）可以回答「為什麼要辦這個訓練」：不是一般的語言課，而是跟安全、品質、異常回報相關的工作用語。第四種紀錄（能力檢核結果）則回答「辦了以後怎麼樣」。至於「事故減少幾成」「離職率下降多少」這類說法，除非公司內部有自己的統計可以對應，否則不建議寫進去。訓練之外影響這些數字的因素太多，寫了反而容易被追問。

交代成效時常見的四個錯誤

這四個錯誤多半發生在開課前，等到寫報告時才發現已經來不及補。

只留點名表

點名表能證明有上課，證明不了有學到。至少要再加上期末檢核，而且最好有開課前的起點可以對照。

期末才決定要看什麼

檢核項目在期末才訂，很容易變成挑學員已經會的來考。項目要在開課前寫進計畫，授課單位、人資、現場主管三方都看過。

只看平均分數

同一班的學員，起點常常差很多。只報平均，會把進步最多和還跟不上的人一起蓋掉。報告裡至少要分出「已能獨立完成」和「還需要協助」兩群，下一期該補誰才看得出來。

現場主管沒有參與

課是授課單位上的，但工作上有沒有比較順，只有現場主管說得出來。開課前問他一次、結訓後再問一次，這段回饋往往是老闆最願意看的部分。

常見問題

外籍員工一定要去考 TOCFL 嗎？

不一定。TOCFL 是讓成效有外部刻度的參考依據，適合要對總部、對外說明，或想跟其他梯次比較的公司。如果報告只需要對內交代，用職務情境的檢核加上現場主管回饋，也能說明成效。要不要安排考試，可以在需求訪談時依報告對象一起決定。

不是上市櫃公司，也需要留這些紀錄嗎？

建議留。就算不用寫永續報告書，老闆或總部一樣會問「這筆訓練有沒有用」。而且下一期要不要續辦、該加強哪些內容，都要靠這一期的紀錄來判斷。五種紀錄裡，名冊時數和期末檢核是最基本的兩種，至少要有。

訓練單位可以提供哪些資料？

以我們的做法，受訓人數與時數、教材對應的職務場景清單、結訓的能力檢核結果，都能整理給貴公司使用。開課前的起點紀錄和現場主管回饋，要由公司內部收集；主管回饋的題目，我們可以在開課前提供建議，讓開課前和結訓後問的是同一組問題。

訓練時數要怎麼算？

建議以實際出席的上課時數為準，記到每一位學員、每一堂課。缺課的時數不要用全班的排課時數代替，否則每人平均時數會被高估，跟出缺勤紀錄對不上。若公司另有自學或課後練習的安排，最好分開記錄，不要跟上課時數混在一起。

從下一期開課前的三件事開始

如果這一期已經在上，不必回頭補齊所有紀錄。下一期開課前先做三件事就好：決定報告要交給誰、把要看的檢核項目寫下來、在第一堂課前做一次起點紀錄。這三件事做了，期末的報告就有東西可以寫。想把紀錄規劃一起排進課程，歡迎預約課程洽談，或先看看我們的企業華語課程。